Nel lavoro quotidiano, i documenti non sono solo file: sono tracce di decisioni, revisioni, collaborazioni. In Odoo, la gestione di allegati e versioni non è un semplice supporto tecnico, ma una vera e propria pratica di cura digitale.
Vediamo insieme come usare Odoo per allegare, organizzare e raccontare i documenti nel lavoro quotidiano, con uno sguardo narrativo e professionale.
Dove vivono i documenti in Odoo
In Odoo, ogni modulo consente di allegare documenti direttamente alla scheda di un record, come un cliente, un progetto o un ordine.
I file caricati diventano parte integrante del flusso operativo: sono visibili nella cronologia, accessibili da mobile e contestualizzati accanto a conversazioni, attività e commenti.
Ad esempio, un preventivo PDF allegato a un’opportunità di vendita sarà sempre disponibile nella scheda dell’opportunità, senza bisogno di cercarlo tra le cartelle o le email.
Allegare un file
Aggiungere un file in Odoo è un gesto semplice ma significativo.
Nella scheda di qualsiasi record (cliente, progetto, ordine), è possibile caricare documenti tramite il pulsante "Allegati", ecco come:
- seleziona il file dal tuo dispositivo e caricalo;
- rinomina il file per renderlo riconoscibile nel contesto;
- aggiungi un commento, se utile, per spiegare il contenuto o lo stato del documento.
Una volta inseriti, gli allegati diventano parte integrante della cronologia: visibili nella barra laterale, collegabili alle attività, accessibili anche da mobile.
Ritrovare un allegato
Immagina di gestire un progetto creativo: nella scheda del progetto, puoi allegare il brief iniziale, le bozze grafiche, le revisioni.
Ogni file è legato a un momento, a un passaggio, a una decisione. E quando il cliente chiede "la versione precedente", non serve cercare tra le email: è tutto lì.
Un altro esempio: in una trattativa commerciale, puoi allegare il preventivo, la scheda tecnica e il contratto finale direttamente nella scheda dell’opportunità.
Così ogni documento è accessibile, contestualizzato e parte del flusso.
Tracciare il cambiamento nei documenti
Odoo non gestisce versioni automatiche dei file, ma offre strumenti per costruire una narrazione del cambiamento.
Puoi caricare più versioni dello stesso documento, rinominandole in modo coerente (es. "Brochure_v1", "Brochure_v2"), aggiungere commenti contestuali, e usare le attività per segnare le revisioni.
Scenario pratico: una brochure aziendale passa da bozza a revisione interna, poi a versione finale. Ogni fase può essere documentata con un file, un commento, un’attività.
Così il documento non è solo aggiornato: è raccontato.
Il modulo Documenti: quando serve un archivio dedicato
Se hai bisogno di gestire grandi volumi di file, puoi usare il modulo Documenti di Odoo. Qui i file non sono associati a singoli record, ma vengono organizzati in cartelle tematiche, etichettati con tag personalizzati e condivisi con il team.
Questo modulo è particolarmente utile per archiviare policy aziendali, manuali operativi, documenti HR e materiali formativi.
Ad esempio, un’azienda può creare una cartella "Formazione" con sottocartelle per ogni corso, allegare dispense, slide, registrazioni. I documenti possono essere assegnati a utenti, collegati a task, integrati con Google Drive o Dropbox.
Gesti di cura digitale
Gestire documenti in Odoo non è solo una questione di ordine ma diventa un gesto di cura, se inserito con consapevolezza nel flusso operativo.
Dare nomi chiari ai file, usare tag coerenti, evitare duplicati, allegare solo ciò che serve, collegare i documenti alle attività per mantenerli nel flusso.
Integrare questi gesti nel lavoro quotidiano rende ogni documento più leggibile, tracciabile e utile nel tempo.
Conclusione: archiviare è anche raccontare
Ogni documento racconta un passaggio: una decisione presa, una revisione condivisa, una collaborazione in corso.
In Odoo, allegare un file o gestirne le versioni non è solo un’azione tecnica, ma un modo per costruire memoria operativa.
La gestione documentale diventa così una pratica strategica: rende il lavoro leggibile, accessibile, condiviso. E Odoo, con discrezione, accompagna questo processo.
Vuoi semplificare la gestione dei documenti in Odoo? Scrivici: possiamo aiutarti a costruire un flusso ordinato, efficace e su misura.